آمادگی حمل و نقل لوازم کوچک: اسناد، اینکوترمز و بررسی های قبل از ارسال

انتشار محموله نیاز به توافق فیزیکی و مستند دارد

زمانی که مقادیر بسته بندی شده، وضعیت بازرسی، اسناد تجاری، داده های رزرو و مرجع آزادسازی توافق شود، کالاها آماده ارسال هستند. رزرو بار به تنهایی آمادگی را ایجاد نمی کند.

اینکوترم انتخابی را با مکان نامگذاری شده و قرارداد فروش بخوانید. اینکوترمز وظایف تحویل مشخص، هزینه و ریسک را تخصیص می دهد. آنها کیفیت، پرداخت، عنوان یا ضمانت محصول را تسویه حساب نمی کنند. اسناد گمرکی و مقصد نیاز به بررسی واجد شرایط دارند.

رایج ترین شکست رزرو بار قبل از بازرسی، تطبیق ابعاد بسته بندی شده و پیش نویس اسناد تجاری است. با جدا کردن حقایق تأیید شده از پیشنهادهایی که هنوز به مدل، مقدار، بازار یا سفارش بستگی دارد، از آن جلوگیری کنید. مقصد، پیکربندی الکتریکی و کانال فروش را در طول بررسی قابل مشاهده نگه دارید. تغییر هر یک از آنها می تواند نتیجه گیری قبلی را باطل کند.

شش رکورد در یک بسته حمل و نقل

فایل کاری باید شامل مقدار بسته بندی شده، فاکتور تجاری، لیست بسته بندی، رزرو حمل و نقل، اینکوترم و مکان نامگذاری شده، انتشار بازرسی باشد. هر رکورد نیاز به یک نسخه، مالک و رابطه با مدل ارائه شده دارد. اگر فایلی یک جزء، نمونه اولیه یا مدل مرتبط را توصیف می‌کند، به جای اینکه بی‌صدا آن را به عنوان شواهد محصول نهایی تلقی کنید، آن محدودیت را برچسب بزنید.

تطبیق کالا، اسناد و مسئولیت های تحویل

1. کالاهای فیزیکی را آشتی دهید

مدل ها، مقادیر، کارتن ها، وزن ها و ابعاد را با سفارش و نتیجه بازرسی مطابقت دهید.

2. اسناد تجاری را بررسی کنید

فروشنده، خریدار، توضیحات، ارزش ها، ارز و مراجع خرید را تراز کنید.

3. بررسی داده های لجستیک

در صورت لزوم، الزامات تحویل، رزرو، کانتینر یا بسته و سؤالات مربوط به کالاهای خطرناک را تأیید کنید.

4. Incoterm را به درستی بخوانید

از قانون و مکان نامگذاری شده برای تعیین وظایف تحویل، ریسک و هزینه های مشخص استفاده کنید.

5. مجوز انتشار

مالک نامبرده باید انبارها را ببندد و تأییدیه اعزام را صادر کند.

شرایط حمل و نقل که اغلب اشتباه گرفته می شود

برای آشتی فیزیکی، مستند و اینکوترم، بپرسید که هر ادعا چگونه تولید شده است و کدام مدل را توصیف می کند. توصیف کننده هایی مانند استاندارد، سازگار، بادوام، سریع یا پشتیبانی شده نتیجه گیری هستند تا زمانی که یک روش، پیکربندی و رکورد از آنها پشتیبانی کند. اسناد متناقض باید با مدل، تجدید نظر، تاریخ و صادرکننده مسئول تطبیق داده شوند.

مرز پیشنهاد برای تطابق فیزیکی، اسنادی و Incoterm به صورت کتبی تعلق دارد: موارد استثنا، ورودی های ارائه شده توسط خریدار و تغییراتی که هزینه، زمان بندی یا اعتبارسنجی را دوباره باز می کند. آثار هنری با برچسب خصوصی می‌توانند نقش‌ها را تغییر دهند، حتی زمانی که دستگاه پایه بدون تغییر است، بنابراین بررسی باید نهاد مسئول را شناسایی کند نه اینکه آن را از ظاهر استنتاج کند.

چک لیست انتشار قبل از ارسال

• تعداد کارتن را با لیست بسته بندی مطابقت دهید
• توضیحات مدل را به طور مداوم بررسی کنید
• وزن ناخالص و خالص را بررسی کنید
• وضعیت بازرسی را تأیید کنید
• اسناد فاکتور و مبدا را در صورت لزوم بررسی کنید
• اینکوترم و مکان نامگذاری شده را بنویسید
• وظایف صادرات و واردات را تعیین کنید
• یک رکورد انتشار امضا شده نگه دارید

از صاحبان انبار، تجاری و تدارکات بخواهید بسته انتشار یکسانی را امضا کنند که مغایرت‌ها بسته شده یا صریحاً نگهداری می‌شود.

مثال: چرا CIF به یک پورت با نام نیاز دارد

استفاده از 'CIF' بدون نام بردن درگاه مقصد، این عبارت را ناقص می‌گذارد و هنوز کیفیت، پرداخت یا عنوان را تعریف نمی‌کند. قرارداد فروش و بسته حمل و نقل باید این موارد را جداگانه حمل کنند.

تأیید شرایط لجستیک برای minMAX یا COSONIC

برای محموله‌های minMAX یا COSONIC، در دسترس بودن مدل و شرایط تدارکات در معامله تأیید می‌شود. مقصد و مبنای تجارت درخواستی را در RFQ ارائه دهید. پشتیبانی حمل و نقل را از صفحه محصول عمومی استنباط نکنید.

مقصد و Incoterm درخواستی را در minMAX یا COSONIC [RFQ] (/contact#rfq-form) ارائه دهید. سند نهایی و پشتیبانی ادغام متعلق به معامله است.

قبل از تحویل محموله، یک هشدار اولیه را اجرا کنید

برای خریدار یا تدارکات معرفی‌شده‌اش یک تماس پیش‌اخطار با پیش‌نویس‌های سند تأیید شده، داده‌های کارتن و وزن، مرجع رزرو، تحویل تخمینی و هر مورد برجسته ارسال کنید. قبل از اینکه محموله به نقطه‌ای برسد که هزینه‌های ذخیره‌سازی، اصلاح یا جابجایی به وجود می‌آید، زمان بگذارید تا مغایرت‌ها اصلاح شود. محتویات مورد نیاز به مسیر و توافق بستگی دارد.

پس از ارسال، نسخه های امضا شده یا صادر شده نهایی را به جای پیش نویس های قبلی حفظ کنید. شماره اسناد حمل و نقل را ثبت کنید و آنها را به فاکتور تجاری، لیست بسته بندی و سفارش متصل کنید. اگر یک مرجع مقصد یا مشتری یک عدم تطابق را مطرح کند، تیم می‌تواند ردیابی کند که کدام محموله فیزیکی و سوابق مدل درگیر است. سازگاری داده ها یک کنترل حمل و نقل عملی است، نه تزئین اداری.

منابع و شواهد

• [اینکوترمز 2020: راهنمای عملی قوانین C و D] (https://academy.iccwbo.org/incoterms/article/incoterms-2020-c-or-d-rules/) - اینکوترمز مسئولیت های تحویل، حمل و نقل، ریسک، بیمه و هزینه های مشخص را بر اساس قانون تخصیص می دهد.
• [اسناد ویژه] (https://www.trade.gov/special-documents) - اسناد کشور وارداتی، سوابق مبدأ و بازرسی‌های احتمالی قبل از ارسال باید زودتر شناسایی شوند.

سوالات آمادگی حمل و نقل

آیا اینکوترمز تصمیم می‌گیرد مالک کالاها چه کسی باشد؟

خیر. آنها تعهدات تحویل مشخص، هزینه ها و ریسک را تخصیص می دهند. عنوان مستلزم قرارداد است.

آیا بسته بندی لیست همان فاکتور است؟

خیر. آنها کارکردهای تجاری و لجستیکی مختلفی را انجام می دهند و باید با هم هماهنگ شوند.

آیا کالا می تواند پس از بازرسی مشروط ارسال شود؟

فقط در صورتی که مرجع توافق شده شرط را بپذیرد و همه نگه‌داری‌های قابل اجرا بسته شوند.

چه کسی اسناد واردات را تأیید می کند؟

واردکننده باید از پشتیبانی گمرکی و لجستیکی واجد شرایط برای مقصد استفاده کند.