Tại sao RFQ phải tạo ra các đề nghị tương đương
RFQ thiết bị thành công khi mỗi người đặt giá thầu định giá cùng một sản phẩm, biến thể thị trường và phạm vi phân phối. Xác định các thông tin đầu vào đó trước khi yêu cầu số, sau đó yêu cầu mỗi phản hồi phải xác định các giả định và thay thế.
Bảng so sánh phải bình thường hóa loại tiền, số lượng, phụ kiện đi kèm, bao bì, kiểm tra, quy tắc giao hàng và địa điểm được chỉ định. Nếu một nhà thầu đề xuất một mô hình thay thế, hãy giữ nó thành một dòng riêng biệt; nếu không, giá thấp hơn có thể phản ánh một sản phẩm khác thay vì một ưu đãi tốt hơn.
Lỗi phổ biến nhất là chỉ yêu cầu một đơn giá và không nêu rõ cơ sở thị trường, phích cắm, đóng gói hoặc giao hàng. Ngăn chặn điều đó bằng cách tách các sự kiện đã được xác minh khỏi các đề xuất vẫn phụ thuộc vào mẫu mã, số lượng, thị trường hoặc đơn đặt hàng. Luôn hiển thị điểm đến, cấu hình điện và kênh bán hàng trong suốt quá trình đánh giá; việc thay đổi bất kỳ điều nào trong số đó có thể làm mất hiệu lực của kết luận trước đó.
Sáu trường neo RFQ của thiết bị
Tệp làm việc phải bao gồm mô hình hoặc tóm tắt chức năng, điểm đến và kênh, điện áp, tần số và phích cắm, số lượng theo kiểu máy, bao bì và ngôn ngữ, Incoterm và địa điểm được đặt tên. Mỗi bản ghi cần có phiên bản, chủ sở hữu và mối quan hệ với mô hình được cung cấp. Nếu một tệp mô tả một thành phần, nguyên mẫu hoặc mô hình liên quan, hãy gắn nhãn hạn chế đó thay vì âm thầm coi nó là bằng chứng của sản phẩm cuối cùng.
| Ghi lại | Bằng chứng để kiểm tra | Tín hiệu quyết định |
|---|---|---|
| Sản phẩm | Mô hình/bản sửa đổi hoặc bản tóm tắt có thể đo lường được | Trích dẫn thay thế được xác định rõ ràng |
| Chợ | Bối cảnh quốc gia, kênh và người dùng | Cấu hình phù hợp với đích |
| Điện | Điện áp, tần số, phích cắm và dây | Sự trùng khớp giữa trích dẫn và mẫu |
| Thương mại | Số lượng trên mỗi mô hình và bối cảnh dự báo | Cơ sở moq và giá có thể nhìn thấy |
| Giao hàng | Quy tắc Incoterm 2020 và địa điểm đặt tên | Ranh giới chi phí và rủi ro có thể giải thích được |
Từ tóm tắt thị trường đến yêu cầu báo giá
1. Mở đầu bằng bối cảnh kinh doanh
Đặt tên cho quốc gia, kênh, loại người mua và mục tiêu ra mắt để các đề xuất có khung thương mại.
2. Xác định sản phẩm
Sử dụng tài liệu tham khảo mô hình hoặc bản tóm tắt chức năng với công suất, vật liệu, phụ kiện và những điểm không được thay đổi.
3. Sửa biến thể thị trường
Nêu rõ điện áp, tần số, phích cắm, ngôn ngữ và mọi bằng chứng gia nhập thị trường đã biết cần thiết để xem xét.
4. Tùy chọn thương mại riêng biệt
Yêu cầu các lựa chọn thay thế tiêu chuẩn, có thương hiệu và tùy chỉnh dưới dạng các dòng riêng biệt thay vì trộn chúng lại.
5. Chỉ định đầu ra báo giá
Yêu cầu tính hợp lệ, giả định về thời gian giao hàng, bao bì, điều kiện mẫu, Incoterm và các trường hợp loại trừ.
Tuyên bố và thiếu sót để thách thức trong một trích dẫn
Để có khả năng so sánh báo giá và tính đầy đủ của yêu cầu, hãy hỏi cách mỗi tuyên bố được đưa ra và mô hình mà nó mô tả. Các mô tả như tiêu chuẩn, tuân thủ, bền bỉ, nhanh chóng hoặc được hỗ trợ là những kết luận cho đến khi một phương pháp, cấu hình và hồ sơ hỗ trợ chúng. Các tài liệu xung đột cần được đối chiếu theo mẫu, bản sửa đổi, ngày tháng và cơ quan phát hành có trách nhiệm.
Giới hạn của đề nghị đối với khả năng so sánh của báo giá và tính đầy đủ của yêu cầu thuộc về văn bản: các trường hợp loại trừ, thông tin đầu vào do người mua cung cấp và các thay đổi sẽ mở lại chi phí, thời gian hoặc xác thực. Tác phẩm nghệ thuật mang nhãn hiệu riêng có thể thay đổi vai trò ngay cả khi thiết bị cơ bản không thay đổi, do đó, quá trình đánh giá phải xác định thực thể chịu trách nhiệm thay vì suy luận nó từ bề ngoài.
Danh sách kiểm tra gửi RFQ
- Sử dụng một số phiên bản RFQ
- [] Liệt kê số lượng theo mẫu
- Đánh dấu các tính năng bắt buộc và ưa thích
- Nêu rõ ngôn ngữ hướng dẫn sử dụng và thùng carton được yêu cầu
- Hỏi những phụ kiện đi kèm
- Yêu cầu tên tài liệu, không phải 'tất cả chứng chỉ'
- Đặt tên cho Incoterm được yêu cầu và địa điểm
- Yêu cầu các giả định và loại trừ trong câu trả lời
Đưa ra RFQ số phiên bản và lưu giữ nội dung làm rõ của nhà cung cấp bên cạnh yêu cầu bị ảnh hưởng để người đánh giá sau này có thể xây dựng lại phạm vi giá.
Ví dụ: hai mức giá với phạm vi giao hàng khác nhau
Giả sử một nhà thầu chào giá một thiết bị ở dạng thùng carton trơn EXW trong khi một nhà thầu khác chào giá bao bì in sẵn và giao hàng đến cảng. Số thấp hơn không nhất thiết là ưu đãi thấp hơn. Chuẩn hóa thùng carton, phụ kiện, kiểm tra, tiền tệ, Incoterm và địa điểm ghi tên trước khi so sánh.
Biến danh sách rút gọn minMAX hoặc COSONIC thành RFQ
RFQ minMAX hoặc COSONIC phải bắt đầu từ trang danh mục hoặc mô hình hiện tại, sau đó thêm biến thể và số lượng thị trường. Nếu không có mô hình nào được chọn, hãy mô tả sứ mệnh và các ràng buộc của khách hàng; bộ phận bán hàng có thể đề xuất ứng viên mà không ngụ ý rằng mọi lựa chọn đều có sẵn.
Gửi tài liệu tham khảo mô hình và phạm vi đã hoàn thành thông qua biểu mẫu RFQ; hãy sử dụng hướng dẫn mua hàng cho các trường vẫn cần định nghĩa.
Cách so sánh các báo giá trả về
Tạo một hàng so sánh cho mỗi mô hình được yêu cầu và lưu giữ phương án thay thế được đề xuất của mỗi nhà cung cấp trên một hàng riêng biệt. Chuyển đổi cả Incoterms lẫn tiền tệ một cách âm thầm: ghi lại giả định về ngày trao đổi, địa điểm được chỉ định, bao gồm phí vận chuyển, dụng cụ, mẫu, chi phí kiểm tra, đóng gói và chứng từ. Lưu ý tính hợp lệ của báo giá và sự kiện bắt đầu bất kỳ ước tính thời gian nào.
Sau đó tiến hành vòng làm rõ bằng cách sử dụng một danh sách câu hỏi được đánh số. Chỉ cập nhật so sánh từ báo giá đã sửa đổi hoặc câu trả lời được chấp nhận rõ ràng. Điều này ngăn cản việc mua hàng so sánh một ưu đãi hoàn chỉnh với giá tiêu đề. Phản hồi chiến thắng phải phù hợp nhất với phạm vi và rủi ro đã xác định, chứ không chỉ đơn giản là số đơn vị hiển thị thấp nhất.
Nguồn và bằng chứng
- Tài liệu đặc biệt — Tài liệu của quốc gia nhập khẩu và bằng chứng tuân thủ phải được xác định sớm trong giao dịch.
- Incoterms 2020: Hướng dẫn thực tế về quy tắc C và D — Incoterms phân bổ nghĩa vụ giao hàng, chi phí và rủi ro theo quy tắc đã chọn.
Câu hỏi chuẩn bị RFQ
Một RFQ có thể bao gồm nhiều danh mục không?
Có, nhưng hãy cung cấp một dòng riêng cho từng mẫu mã hoặc tóm tắt chức năng để vẫn hiển thị số lượng, cấu hình và mức độ sẵn sàng.
Tôi có nên đưa ra giá mục tiêu không?
Nó có thể hữu ích như bối cảnh kênh, nhưng nó không nên thay thế thông số kỹ thuật được yêu cầu hoặc tạo ra một cấu hình không khả thi.
Nếu tôi không biết Incoterm thì sao?
Nêu rõ điểm đến và yêu cầu các lựa chọn thay thế được dán nhãn rõ ràng, mỗi lựa chọn đều có quy tắc Incoterm và địa điểm được chỉ định.
Nhu cầu tài liệu nên được viết như thế nào?
Đặt tên cho thị trường mục tiêu và bằng chứng bạn mong muốn xem xét; yêu cầu nhà cung cấp xác định khả năng áp dụng và những thiếu sót.
